Sådan skifter du bookingsystem uden at miste kunder

De fleste bliver hængende i et bookingsystem, de er utilfredse med, længere end de burde. Ikke fordi systemet er godt, men fordi skiftet virker uoverskueligt: kunderne er derinde, kalenderen er derinde, og linket står på Instagram, i Google og på visitkortet.

Det er mindre besværligt, end det ser ud. Her er fremgangsmåden, jeg ville følge, og de steder hvor det plejer at gå galt.

Før du går i gang: find ud af, om du kan komme ud

Det her er det vigtigste og det, færrest tjekker først. Log ind i dit nuværende system og find ud af to ting.

Kan du hente dine kunder ud? Du skal kunne eksportere en fil med navne, telefonnumre og e-mailadresser. Kan du ikke det, skal du regne med at taste dem ind i hånden, og så skal du vide det, inden du siger op.

Hvornår kan du opsige? Nogle systemer har bindingsperiode eller opsigelse med en måneds varsel til udgangen af en måned. Find datoen, og læg din plan efter den. Du skal ikke sige op, før det nye virker.

1. Sæt det nye system op ved siden af det gamle

Skift ikke på én dag. Opret det nye system, mens det gamle stadig kører og stadig tager imod bookinger. Ingen kunder ser det nye, før du selv beslutter det.

Læg dine ydelser ind med de rigtige varigheder og priser, sæt dine åbningstider, og opret dine medarbejdere. Det er typisk en formiddags arbejde, og du kan lige så godt bruge lejligheden til at rydde op i de ydelser, ingen har booket i to år.

2. Vælg en skæringsdato

Vælg en dag, hvor det nye system overtager alle nye bookinger. Læg den i en stille periode, ikke i december, og helst i starten af en uge, så du selv er på arbejde de følgende dage.

Fra den dato tager du kun imod nye tider i det nye system. De gamle bookinger bliver stående i det gamle, indtil de er afviklet.

3. Flyt de kommende bookinger

Her er der to veje, og valget afhænger af, hvor mange du har.

Har du under halvtreds kommende tider, så skriv dem ind i hånden i det nye system. Det tager et par timer, og du får samtidig set, om opsætningen virker.

Har du flere, så tjek om det gamle system kan eksportere aftalerne, og om det nye kan tage imod dem. Kan de ikke tale sammen, så overvej at lade de gamle bookinger afvikle i det gamle system og kun flytte dem, der ligger efter en bestemt dato. Så kører du to systemer side om side i nogle uger, og det er til at holde ud.

4. Flyt dine kunder

Eksportér kundelisten fra det gamle system og indlæs den i det nye. Her er tre ting, der er værd at vide.

Du skal have et lovligt grundlag for at flytte oplysningerne, og det har du, fordi de er nødvendige for at drive din virksomhed og betjene de samme kunder. Men du skal stadig kun flytte det, du reelt bruger: navn, telefon og mail.

Flyt ikke noter om helbred eller andet følsomt over i et bookingsystem. Hører det til en behandling, hører det til i dit journalsystem.

Og ryd op undervejs. En kundeliste fra fem år indeholder folk, der er flyttet, og adresser, der ikke virker. Det er en god anledning til at slette dem.

5. Skift linket alle de steder, det står

Det er her, folk taber kunder, og det er det trin, der bliver glemt. Lav en liste og gå den igennem:

• Din hjemmeside, både knappen og menuen
• Din Google-profil, hvor der ofte ligger et "book online"-link
• Instagram og Facebook, både i bio og i knappen på siden
• Din mailsignatur
• Eventuelle annoncer
• Visitkort og skilte i vinduet, hvis der står en adresse

Kan du beholde det gamle link kørende et stykke tid, så gør det, og sæt en besked ind om, hvor man booker nu.

6. Sig det til kunderne, men gør ikke et nummer ud af det

De fleste kunder er ligeglade med, hvilket system du bruger. De skal bare kunne booke. En kort besked er nok:

Vi har fået ny bookingside. Du booker din næste tid her: [link]. Dine kommende tider står ved magt.

Send den, når det nye system er klar, ikke før. Og skriv "dine kommende tider står ved magt", for det er præcis dét, folk bliver bekymrede for.

7. Sig op, men først når du er sikker

Vent med at opsige det gamle abonnement, til alle kommende bookinger er afviklet eller flyttet, og til du har hentet alt ud, du skal bruge. Tag en kopi af kundelisten og af de gamle bookinger, og gem den et sted, du kan finde igen. Når abonnementet er lukket, er adgangen som regel væk med det samme.

De fire fejl, der koster mest

At skifte i en travl periode. Vælg en stille uge.

At sige op før tid. Du mister adgangen til dine egne data, mens du stadig har brug for dem.

At glemme Google-profilen. Mange af dine nye kunder booker derfra, ikke fra din hjemmeside.

At tro, at kunderne skal lære noget nyt. Det skal de ikke. De trykker på et link, vælger en tid og skriver deres navn. Er det nye system sværere end det, har du valgt forkert.

Hvis du overvejer Aftalo

Du kan oprette Aftalo og sætte det hele op, mens dit nuværende system kører videre. Der er ingen binding, og de første 14 dage er gratis uden betalingskort, så du kan nå at afprøve det, inden du beslutter dig. Du kan altid eksportere dine kunder og bookinger igen, hvis du vil videre.

Skal du vælge mellem flere systemer først, så læs hvordan du vælger bookingsystem. Driver du en salon eller en klinik, har vi skrevet om, hvordan det ser ud i de enkelte brancher.